Pourquoi faut-il nommer le représentant authorisé en EU ?

Pour exporter et vendre la plupart de produits dans l'Union européenne, leur conformité doit d'abord être évaluée conformément aux normes de qualité européennes  et /ou  les directives de l'UE et marquée du label CE.

Selon les règlements et directives actuels de l'UE, le certificat CE et la déclaration de conformité ne peuvent être délivrés que par une entreprise résidant dans l'Union européenne. Les entreprises situées en dehors de l'UE, par exemple en Chine, aux Émirats arabes unis, au Kazakhstan ou au Brésil, ne sont pas autorisées à déclarer directement la conformité de leurs produits aux directives de l'UE ni à apposer la marque CE sur leurs produits.

Il existe plusieurs façons de résoudre ce problème :

  1. Créer une filiale dans l'UE qui fera office de représentant autorisé.

  2. Délivrer des certificats au nom du distributeur ou de l'importateur

  3. Nommer un représentant autorisé dans l'UE

Les deux premières options s'avèrent longues et nécessitent des ressources financières importantes. Par exemple, l'établissement d'une filiale dans l'UE implique qu'il y ait au moins un employé au sein de l'entreprise ayant l'expérience correspondante.

La délivrance de certificats et de déclarations CE mentionnant l'importateur ou le distributeur peut comporter des risques élevés, car tous les importateurs ne sont pas prêts à assumer les coûts et les tracas liés à la certification CE. Deuxièmement, en cas de cessation des relations commerciales ou de changement de fournisseur, l'importateur ou le distributeur annulera les certificats valides. Dans ce cas, tous les documents devront être réémis, ce qui engendrera des coûts supplémentaires et prendra du temps.

Il convient de rappeler qu'un représentant autorisé dans l'UE (ou un mandataire) est tenu de conserver les documents techniques relatifs à l'évaluation de la conformité des produits pendant au moins 10 ans à compter de la mise à disposition du dernier lot de produits sur le marché.

D'autre part, le recours aux services d'un représentant autorisé "neutre" dans l'UE peut être une solution optimale. Agissant sur la base d'un accord avec le fabricant, le représentant autorisé délivre une déclaration de conformité CE pour les produits en son propre nom et sous son entière responsabilité. La déclaration indique l'adresse et les coordonnées de l'entité. De cette façon, le représentant autorisé agit en tant que garant de l'organisation étrangère dans l'UE et est responsable du maintien du droit d'utiliser la marque CE du fabricant. Toutefois, le représentant autorisé doit être un résident de l'Union européenne.

Le transfert de pouvoir du fabricant au représentant autorisé est soumis à un mandat écrit (contrat) indiquant explicitement les droits, obligations et restrictions du mandataire.

Que fait un représentant autorisé de l'UE ?

La fonction la plus importante du représentant autorisé (mandataire) dans l'UE est de représenter le fabricant étranger dans ses relations avec les autorités réglementaires et les autorités de l'Union européenne lorsque des questions se posent concernant la sécurité et la qualité des produits et leur conformité aux directives de l'UE. Le mandataire doit donc être accessible aux coordonnées fournies dans la déclaration et doit être en mesure de fournir aux autorités réglementaires la documentation technique et les informations relatives à la conformité des produits aux normes de qualité dans les meilleurs délais.

Les obligations du mandataire sur le territoire de l'UE peuvent être résumées comme suit :

  • Établissement de la déclaration de conformité au nom du fabricant, sur la base de la documentation technique et des rapports d'essais et expertises fournis par le fabricant et les laboratoires notifiés de l'UE.

  • Conservation de la documentation technique pendant au moins 10 ans, même en cas d'interruption de la coopération.

  • Représentation du fabricant dans l'UE en cas de questions posées par les autorités réglementaires nationales concernant la sécurité et l'innocuité des produits et leur conformité aux directives européennes.

  • Représenter le fabricant dans les enquêtes sur les accidents de consommation.

  • Informer le fabricant des modifications apportées aux normes et aux directives européennes concernant son produit

  • Informer les consommateurs sur les propriétés techniques et de consommation d'un produit.

  • Participer aux rappels de produits initiés par les autorités de surveillance ou le fabricant.

Pourquoi choisir CCIS comme votre représentant autorisé dans l'UE ?

CCIS-EXPERTISE est un résident de l'UE, enregistré en France et autorisé par la législation européenne à agir en tant que représentant autorisé pour la certification CE pour les entreprises en dehors de l'UE. Nous vous garantissons :

  • Des conseils et un soutien de qualité tout au long du processus grâce à notre expérience de plus de 10 ans dans les procédures d'évaluation de la conformité dans le monde entier.
  • La confidentialité des informations, techniques ou autres, qui nous sont transmises.
  • Communication rapide et efficace avec les autorités compétentes.
  • Optimisation des processus d'évaluation de la conformité grâce à notre vaste réseau de partenaires/laboratoires notifiés.

Coût des services

Le coût d'un service de représentant autorisé de l'UE est calculé au cas par cas et dépend de l'évaluation des risques liés au produit.

FAQs

Qui est un représentant autorisé dans l'UE ?

Un représentant autorisé est toute personne naturellement ou légalement établie dans la Communauté européenne qui est explicitement désignée par le fabricant pour agir en son nom en ce qui concerne la législation CE. Cette entité peut être contactée par les autorités et organismes compétents au sein de la Communauté, à la place du fabricant lui-même, en ce qui concerne les exigences de la (des) directive(s)/règlement(s) en vertu desquelles la conformité des produits a été évaluée.

Quelles sont les fonctions d'un représentant autorisé européen ?

Le rôle d'un mandataire européen est important et stimulant. Les principales tâches comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

  • Fournir une adresse enregistrée au sein de l'Union européenne
  • Conserver toute la documentation technique à la disposition des autorités européennes à des fins d'inspection.
  • Effectuer les notifications aux autorités européennes
  • Effectuer les enregistrements dans les bases de données nationales
  • S'occuper de tout rapport d'incident
  • Représenter le fabricant auprès de la Commission européenne, des autorités et des organismes notifiés.
  • Sauvegarder et assurer la conformité avec les mises à jour réglementaires constantes
  • Conseiller sur les règlements européens

 Quelle est la différence entre une personne responsable européen et un représentant autorisé européen ?

Conformément à l'article 4 du règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, chaque fabricant de cosmétiques non établi dans l'Union européenne doit désigner une personne responsable (PR) avant de mettre ses produits cosmétiques à disposition sur le marché de l'UE.

La Personne Responsable est chargée de s'assurer que toutes les obligations liées à la conformité des produits cosmétiques ont été remplies avant le lancement du produit sur le marché de l'UE. La Personne Responsable est censée servir de point de contact en Europe pour les autorités compétentes, les organismes de contrôle et les clients en ce qui concerne la sécurité des produits cosmétiques mis sur le marché européen.

Un représentant autorisé de l'UE a les mêmes devoirs qu'une personne responsable de l'UE dans le cadre des autres directives et règlements européens de la nouvelle approche.